Créer et gérer votre évènement:
Notre métier

ICI Partenaire Entreprises (ICI PE), créateur d’évènements depuis 2009, conçoit pour vous des événements originaux et inédits. Que vous ayez pour projet l’organisation d’un séminaire de direction en comité restreint ou d’une convention de plusieurs centaines de participants, nous offrons des solutions adaptées à vos besoins.

CE QUE NOUS FAISONS

Contacter les hôtels, organiser les transferts, identifier un lieu, concevoir des activités culturelles et/ou sportives adaptées à votre évènement, négocier les meilleurs tarifs : nous organisons pour vous tous les aspects logistiques, tout en vous laissant « chef d’orchestre » de votre projet. ICI PE s’occupe de mettre en place la meilleure organisation, vous pouvez ainsi vous concentrer sur la stratégie et l’organisation globale de votre manifestation. 
Séminaire commercial, lancement de produit, forum international, inauguration, atelier de formation, soirée de gala, animation culturelle, ICI PE vous propose un large éventail de prestations. N’hésitez pas à consulter nos références.

Nous appuyant sur un solide réseau de partenaires dans une indépendance totale, nous sélectionnons les meilleurs prestataires (hôtels, restaurants, compagnies de transport, équipes d’animation, matériel audiovisuel, ressources humaines) et nous imaginons un évènement à votre mesure.
Grâce à notre réseau international, nous pouvons envisager toutes les destinations. Nous nous occupons de toutes les réservations utiles et vous offrons un service clé en main.
Notre équipe vous assiste depuis vos démarches préalables jusqu’à la réalisation de votre évènement et son bilan.

NOTRE VALEUR AJOUTEE

ICI PE : VOTRE OPERATEUR LOCAL 

Un seul intermédiaire entre vous et les prestataires locaux : négociation du budget, choix des meilleurs prestataires et sous-traitants locaux.

  • Réservations à tarifs négociés avec nos partenaires : hôtels, salles de conférence, bus, véhicules 4x4.
  • Mise en place de l’évènement : création de supports à votre logo, réservations fermes.
  • Gestion de l’acheminement des participants
  • Coordination de l’évènement : coordination entre les différents intervenants et contrôle de la qualité de leur prestation, briefing des équipes
  • Rédaction du rapport technique et financier.
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Notre approche

Notre approche


UNE DEFINITION CONJOINTE DE VOTRE PROJET

Après une première rencontre avec votre chef de projet pour définir de manière précise quel type l’évènement vous souhaitez organiser, ICI PE vous propose plusieurs options en fonction des informations recueillies.

Vous recevez dans les meilleurs délais un budget prévisionnel accompagné d’un cahier des charges précisant le déroulement de votre évènement et spécifiant les attributions et responsabilités de chaque intervenant.

LA PREPARATION PRE-EVENEMENTIELLE

Démarches préalables

  • Organisation de rencontres auprès des autorités concernées, rendez-vous avec les ministères, les cabinets, les organismes et institutions concernées par la délivrance des éventuelles autorisations et ayant la possibilité de faciliter les formalités d’organisation d’un évènement sur le territoire Burkinabè 
  • Organisation de visites d’hôtels, de salles de conférence, de lieux de rencontres, sélection préalable en fonction de la capacité d’accueil, du nombre de participants, des types de services offerts et du lieu 

Nous ne sommes dépendants d’aucun prestataire, l’objectif étant de trouver la solution la mieux adaptée à vos besoins.

La mise en œuvre de votre évènement

  • Un seul intermédiaire entre vous et les prestataires locaux : négociation des budgets, choix des meilleurs prestataires et sous-traitants, réservations à tarifs négociés avec nos partenaires
  • Mise en place de l’évènement : création de support de l’évènement à votre logo, réservations fermes
  • Gestion de l’acheminement des participants 

LA PREPARATION PENDANT L’EVENEMENT

Nous assurons une coordination optimale entre les différents intervenants, gérons le briefing des équipes et assurons un contrôle qualité des prestations.

Présents à tout moment, nous mettons tout en œuvre pour répondre au plus vite aux sollicitations urgentes.

Nous nous occupons de la gestion logistique sur place, (acheminement, accompagnement, suivi, retour).

Nous restons le fil rouge et votre interlocuteur privilégié durant tout l’évènement.

APRES L’EVENEMENT

A la suite de votre évènement, nous effectuons un débriefing complet et vous soumettons un rapport technique et financier. 

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Nos prestations

Tous nos prestataires adhèrent à une charte de partenariat pour garantir une qualité de prestation, le respect des délais ainsi que des prix en vigueur sur le marché.
Voici un éventail de nos prestations :

Accueil des participants / Protocole / Navette

Coordination du protocole d’État, médiation
Coordination et briefing des hôtesses d’accueil
Facilitation des formalités à l’arrivée à l’aéroport
Ouverture de couloirs spécifiques
Accueil VIP
Accueil officiel 
Gestion des billets d’avion (routing, transferts)
Assurances
Obtention de visas à l’arrivée
Transfert aéroport/hôtel 
Location de bus, de véhicules de transport
Service de sécurité, gendarmerie, médecin d’urgence

Fournitures de bureau et de porte-documents

Création de cartables, porte-documents, chemises, bloc-notes, stylos, clés USB au logo de l’évènement
Création de badges
Copie et reliure des supports de l’évènement
Secrétariat
Location de matériel (photocopieurs, vidéoprojecteurs, écrans, ordinateurs portables) 

Hébergement / Séjour

Réservation à des tarifs négociés 
Accueil des participants par un service d’hôtesses
Rédaction de la note logistique
Distribution des badges, cartables, etc.
Distribution des perdiems pour les participants

Excursions / Séminaires d’entreprise

Organisation d’excursions dans le pays ou hors du pays 
Organisation de séminaires d’entreprise, team building
Excursions de groupe
Excursions pour VIP (en avion, hélicoptère)
Organisation de visite à thème 

Services additionnels

Cadeaux d’entreprises
Cadeaux pour les participants et/ou VIP
Photos de groupe
Shooting photo remise sur support papier ou numérique
Mise en place de réseau local (Internet et téléphonie)
Numéro d’urgence

Logistique de la salle de conférence

Coordination des différents prestataires
Mise en place du secrétariat (papeterie, matériel location)
Briefing des hôtesses
Coordination du matériel de traduction, sonorisation 
Décoration des salles, signalétique
Aménagement de l’espace (scénographie, cloisonnement)
Fabrication sur-mesure ou mise à disposition de stand (structure bois ou métallique)
Installation de bornes d’accès Internet Wifi haut débit
Pupitres de présidium, chevalets nominatifs, structures transportables 

Communication

Supports divers (banderoles, kakémonos, kadapaks, affiches, autocollants, vinyles)
Signalétique haut de gamme (laissez-passer, numéros de salles, fléchages, horaires, programmes) 
Enregistrement sur support numérique (audio et/ou vidéo)
Captation vidéo et retransmission en direct dans les salles annexes 
Couverture médiatique a
Organisation de temps festifs avec prestations d’artistes locaux ou internationaux
Création du logo et des visuels 
Création de site Internet 
Conception, impression de cartes d’invitation
Gadgets publicitaires 

Restauration

Coordination du service traiteur
Petit-déjeuners d’affaires
Pauses-café
Cocktails dînatoire, cocktails d’ouverture/de clôture
Déjeuners 
Pauses-café pour salon d’honneur (VIP, officiels)
Dîners de gala, dîners à thème, dîners festifs

Prestige

Soirées évènementielles, défilés, spectacles, concerts, festivals
Lancement de produit, de nouveau logo, inauguration
Choix de lieu inédit
Transformation complète de site (villa, locaux, usine, terrain vague, terrasse, place publique, stade)


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Vous organisez un évènement ?

Faites-nous part de votre projet : notre équipe évènementielle prendra rapidement contact pour discuter avec vous des possibilités que nous pourrons vous proposer.

Vous pouvez nous joindre par téléphone au (226) 50 31 05 53/80 ou vous rendre dans nos locaux situés au 40 avenue Kwamé N’Krumah, à 100 mètres à droite avant le feu en direction de l’aéroport.

Vous pouvez également nous contacter en ligne et nous faire part de vos besoins en complétant le formulaire ci-dessous. 

formulaire évènementiel
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