ICI PARTENAIRE ENTREPRISES recherche pour le compte de l’ONG HELVETAS Swiss Intercooperation (https://www.helvetas.ch/fr/),

UN (1) ASSISTANT ADMINISTRATIF (H/F)
REFERENCE DE L'OFFRE :ICI PE RECRUT 2017/059

DOMAINE : l'eau et les infrastructures de base, l’économie rurale, le renforcement des capacités et l’éducation.

LOCALISATION : Ouagadougou au siège de l’ONG
 

PROFIL :

- Etre titulaire au minimum d’un BAC+2 en secrétariat de direction, en business administration, gestion logistique, ou tout domaine connexe.
- Avoir au moins trois (3) ans d’expérience professionnelle à un poste similaire au sein d’ONG, institutions ou de projets/programmes.
- Avoir de bonnes bases en gestion administrative (secrétariat, logistique, achat, informatique, etc.) ;
- Avoir une bonne maitrise des outils informatiques usuels (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.) ;
- Avoir une parfaite maitrise du français et de bonnes capacités rédactionnelles ;
- Avoir une bonne présentation physique ; Avoir le sens du contact, de la courtoisie et de l’organisation
- Montrer un bon sens de la communication ;
- Montrer des qualités de discrétion, réserve et une bonne maîtrise de soi ;
- Avoir une aptitude à travailler en équipe et dans un milieu multiculturel tout en étant autonome dans son travail ;
- Avoir le sens de l’initiative et de la prise de responsabilité ;
- Etre flexible, polyvalent et accepter des tâches imprévues ;
- Etre immédiatement disponible.

PRINCIPALES RESPONSABILITES ET MISSIONS :

Sous la responsabilité fonctionnelle du Responsable des Services Généraux, l’Assistant (e) Administratif est chargé (e) de :
Administration des achats de biens et services
- Assurer le suivi des contrats avec les prestataires de service
- Identifier les fournisseurs, rechercher les proforma, éditer les bons de commandes, les bons de livraisons, veiller à la complétude des dossiers d’achats
- Participer au dépouillement des offres et rédiger les PV
- Tenir à jour la base de données fournisseurs
Gestion des stocks, de la maintenance et des inventaires
- Tenir à jour les listes d’affectation des consommables de bureau et informer des demandes de renouvellement de stock
- Gérer le système d’identification des immobilisations, et mettre à jour les inventaires physiques
- Assurer le suivi et le contrôle des prestations de maintenance (fiches de passages, signature des intéressés, effectivité des réparations, contrôle du temps facturé…)
Gestion de la flotte, des mouvements et de la sécurité
- Recevoir et compiler les tableaux de mouvements des équipes techniques et les transmettre aux supérieurs hiérarchiques
- Assurer le suivi des livrets d’entretien des véhicules, de la consommation de carburant, et du renouvellement des assurances, cartes IT et contrôles techniques.
Administration
- Préparer tous les bordereaux pour les administrations nationales, et suivre l’accomplissement des formalités légales
- Assister le supérieur hiérarchique dans l’accomplissement de toute demande d’ordre administrative sous sa responsabilité.

COMPOSITION DU DOSSIER DE CANDIDATURE :

- Curriculum vitae daté et signé comprenant une liste d’au moins 3 références,
- Lettre de motivation adressée à Monsieur le Directeur Général de ICI Partenaire Entreprises,
- Photocopie de la pièce d’identité (ou passeport) valide,
- Photocopie légalisée des diplômes et attestations.

Merci de faire parvenir votre dossier au plus tard le vendredi, 29 décembre 2017 à 18 h 00 à :

- ICI Partenaire Entreprises, 40 avenue Kwamé N’Krumah – 01 BP 6490 Ouagadougou 01
Tél. : +226 25 31 05 53 / 80 – Ouagadougou – Burkina Faso
- ou par mail : recrutement@ici-partenaire-entreprises.com