Notre approche:

Notre approche


UNE DEFINITION CONJOINTE DE VOTRE PROJET

Après une première rencontre avec votre chef de projet pour définir de manière précise quel type l’évènement vous souhaitez organiser, ICI PE vous propose plusieurs options en fonction des informations recueillies.

Vous recevez dans les meilleurs délais un budget prévisionnel accompagné d’un cahier des charges précisant le déroulement de votre évènement et spécifiant les attributions et responsabilités de chaque intervenant.

LA PREPARATION PRE-EVENEMENTIELLE

Démarches préalables

  • Organisation de rencontres auprès des autorités concernées, rendez-vous avec les ministères, les cabinets, les organismes et institutions concernées par la délivrance des éventuelles autorisations et ayant la possibilité de faciliter les formalités d’organisation d’un évènement sur le territoire Burkinabè 
  • Organisation de visites d’hôtels, de salles de conférence, de lieux de rencontres, sélection préalable en fonction de la capacité d’accueil, du nombre de participants, des types de services offerts et du lieu 

Nous ne sommes dépendants d’aucun prestataire, l’objectif étant de trouver la solution la mieux adaptée à vos besoins.

La mise en œuvre de votre évènement

  • Un seul intermédiaire entre vous et les prestataires locaux : négociation des budgets, choix des meilleurs prestataires et sous-traitants, réservations à tarifs négociés avec nos partenaires
  • Mise en place de l’évènement : création de support de l’évènement à votre logo, réservations fermes
  • Gestion de l’acheminement des participants 

LA PREPARATION PENDANT L’EVENEMENT

Nous assurons une coordination optimale entre les différents intervenants, gérons le briefing des équipes et assurons un contrôle qualité des prestations.

Présents à tout moment, nous mettons tout en œuvre pour répondre au plus vite aux sollicitations urgentes.

Nous nous occupons de la gestion logistique sur place, (acheminement, accompagnement, suivi, retour).

Nous restons le fil rouge et votre interlocuteur privilégié durant tout l’évènement.

APRES L’EVENEMENT

A la suite de votre évènement, nous effectuons un débriefing complet et vous soumettons un rapport technique et financier.