ICI Partenaire Entreprises recrute pour le compte de l’Agence Française de Développement (AFD) à Niamey (NIGER),

UN (1) ASSISTANT ADMINISTRATIF EN APPUI AUX OPERATIONS (H/F)
REFERENCE DE L'OFFRE :ICI PE/2019

DOMAINE : Administration

LOCALISATION : Niamey (NIGER),
 

PROFIL :

-  Etre titulaire au moins d’un diplôme BAC+3 en administration, secrétariat/assistanat de direction ou gestion ;
- Avoir au minimum 5 ans d’expérience professionnelle dans un poste similaire ;
- Démontrer une parfaite maitrise du français écrit et oral ;
- Démontrer une parfaite maîtrise des outils informatiques et suite Office : Outlook, Word, Excel, PPT ;
- Etre dynamique, motivé et proactif dans une position d’appui et à plusieurs responsables ;
- Faire preuve d’une réelle capacité d’organisation, de travail en équipe et dans des délais contraints.

PRINCIPALES RESPONSABILITES ET MISSIONS :

En tant qu’Assistant Administratif en appui aux opérations, votre principale responsabilité est d’assister le pôle opérationnel de l’Agence composé de 7 chargés de mission et de la Directrice adjointe dans le suivi des projets du portefeuille de l’agence.
Vos principales missions sont de :
- Assurer le secrétariat
- Réalisation des photocopies, scans, reliures de documents,
- Enregistrement - archivage sur le répertoire partagé,
- Archivage des documents opérationnels papiers, notamment sur la passation de marchés,
- Mise à jour de la base de contacts,
- Selon besoins des chargés de mission, effectuer la prise de rdv extérieur,
- Préparation de la salle de réunion.
- Gérer le courrier
- Rédaction de courrier standard : annonce de mission, transmission des aide-mémoires, réponses aux sollicitations diverses (demandes de financement, d’aide, micro-projets, etc…) ;
- Relecture et mise en forme de courriers ;
- Préparation et suivi des parapheurs courants : signature par la Direction, copie, scan ;
- Préparation des parapheurs officiels pour les cérémonies de signature de conventions.
- Organiser les missions (i) du siège, (ii) des chargés de mission (iii) le cas échéant, des consultants externes
(hors réservation d’hôtels, de vols intérieurs, et de chauffeurs) :
- En lien avec les chargés de mission, assurer la prise des rendez-vous et (re)confirmation ;
- Réalisation des tâches administratives liées au volet sécurité des missions : fiche Ambassade, réservation et organisation des escortes ;
- Communication aux missionnaires des informations utiles : lettres d’invitation, planning provisoire et final, etc. ;
- Consultation et mise à jour du planning partagé (missions annoncées et confirmées, réservation salle de réunion).
- Tenir le tableau de suivi des délais de délivrance des avis de non-objection ;
- Réaliser des prises de notes et rédiger le compte-rendu des réunions opérationnelles.

COMPOSITION DU DOSSIER DE CANDIDATURE :

-  Curriculum vitae daté et signé comprenant une liste d’au moins 3 références,
- Lettre de motivation adressée à Monsieur le Directeur Général de ICI Partenaire Entreprises,
- Photocopie de la pièce d’identité (ou passeport) valide,
- Photocopie légalisée des diplômes et attestations.

Merci de faire parvenir votre dossier au plus tard le 12 janvier 2020 à 18h00

- ICI Partenaire Entreprises, 01 BP 6490 Ouagadougou 01 - 40 avenue Kwamé N’Krumah, Pôle Ressources Humaines - Tél. : +226 25 31 05 53 / 80 - Ouagadougou – Burkina Faso
- ou par mail : recrutement@ici-pe.com et assetou.sanou@ici-pe.com